Global Privacy Policy 

June 2022

 

This policy applies to the group of companies that are ultimately owned by Robert Walters plc (company no. 03956083) of 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, United Kingdom, trading under the Robert Walters, Resource Solutions and Walters People brands (collectively referred to as the “Robert Walters Group”).

References in this policy to “we”, “us” or “our” are references to the Robert Walters Group. 

What We Do

The Robert Walters Group provides: 

  • recruitment consultancy services placing candidates on a permanent, contract and interim basis across a range of industries and geographies under the Robert Walters and Walters People brands (“Recruitment Services”); 

  • business process outsourcing services assisting companies with their permanent recruitment, temporary recruitment, supply chain and labour supply and screening (commonly known as “RPO”, “MSP” and “Service Procurement Desk Services” which for the purpose of this policy are collectively referred to as “Outsourced Services”);

  • other consultancy, technology and advisory services (“Consultancy Services”). 

We operate through a global network of affiliated entities and utilise vendors where needed, to ensure we provide the best solutions to our clients across the countries where we perform services.   

  • Unless we notify you otherwise, we operate as a data controller when processing your personal data for our Recruitment Services and Consultancy Services. If we share your personal data with our clients as part of our Recruitment Services or Consultancy Services, it is likely that our clients will process your personal data as a data controller. Our clients may request additional personal data from you as part of their hiring processes.  

  • Unless we notify you otherwise, we are the data processor and our clients are the data controllers of your personal data processed by us for our Outsourced Services. Where we act as a data processor, the privacy policy of our client will apply. Unless we notify you otherwise, if a company within the Robert Walters Group engages you on a temporary assignment, the Robert Walters Group company who engages you will be the data controller of your personal data.  

If you are uncertain about who the data controller of your personal data is, please contact us using our contact information set out in section 13 of this policy.

The purpose of this Global Privacy Policy (“policy”) is for us to inform you how we collect, use and disclose your personal data. It is important that you read this policy in conjunction with any notices or statements relating to data, data protection, fair processing and/or privacy that we may issue at the time of collecting your personal data where applicable in the jurisdiction. They are not intended to override the policy unless stated otherwise by us in such policy, notice or statement. 

1. What personal data do we collect?

Personal data is any information relating to an identified or identifiable person.  

We will only collect personal data that we are permitted to collect by law on a jurisdictional basis. We have set out below a non-exhaustive list of the types of personal data that we most commonly collect.

Type of Personal Data Description of Personal Data 
Identity data
Your title, first name, last name, maiden name, date of birth, gender, photograph, national insurance number (or equivalent in your country), nationality and other information relating to residency and citizenship which may be required to establish a right to work in a given country, marital status and number of dependents.

Contact data

 Your delivery address, email address and telephone numbers, emergency contact details and contact details history.
Historical data
Your educational history and credentials, employment history, criminal background history, social media, skills and qualifications, and results from any other background and disclosure checks in countries where it is lawful to carry out such checks.

Employment-related data

 Your current remuneration, pension and benefits, what role you are looking for, what work-related areas interest you, third party references (if taken) and interview and assessment feedback created either ourselves or by our client following an interview or assessment.

Verification data

 A copy of your driving licence, passport, identity card or another form of identification and referee details.

Financial data

 Your bank sort code and account number and tax-related information and credit checks.

Diversity data

 We may collect diversity data for governmental reporting purposes, which may include racial or ethnic origin, religious or other similar beliefs and physical or mental health, including disability-related information.
Technical data

  • Your internet protocol (IP) address, MAC address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform, mobile phone location data and other technology on the devices you use to access our website and our services.
Profile data
Your usernames applicable to accessing our services, interests in so far as these are applicable to the services we provide to you and other preferences and other insights or determinants that we have gained from our analysis and profiling of you.
Usage data

  • How you use and navigate around our websites and what you browse within them. 

  • We also may have any CCTV footage collected when you have attended our premises.

Marketing data

 Your preferences in receiving marketing from our third parties and us and your communication preferences.

Visa application data

 Your contact and identity information, immigration history (including residency, immigration status and travel history), character disclosures (including offences, disclosures and information relevant to meeting character requirements), health disclosures and information relevant to meeting health criteria.
Video
If video surveillance operates in or near our offices we may capture images of you where permitted by law.  We may also capture video of you if you attend an event organised by us where you have given your express consent for us to do so. 

Sensitive or special category personal data - during the recruitment process or in the course of the services we operate, we may collect personal data that is considered sensitive or special category in certain countries. We may be required by local privacy laws to obtain your explicit consent to handle this type of personal data. You will be provided with a consent form if your express consent is required. Please contact us if you have not been provided with a consent form and you believe we hold your sensitive or special category personal data.

In respect of candidates and users of Robert Walters Group websites, we also handle the following types of data:

  • Aggregated Data, such as statistical or demographic data for any purpose. Aggregated Data may be derived from your personal data but is not considered personal data in law as this data does not directly or indirectly reveal your identity. For example, we may aggregate your usage data to calculate the percentage of users accessing a specific website feature. However, if we combine or connect Aggregated Data with your personal data so that it can directly or indirectly identify you, we treat the combined data as personal data which will be used in accordance with this privacy policy; and

  • Anonymised Data, which is data created from your personal data where your identity has been removed and you cannot be traced to it.

The age at which an individual is regarded as a child differs per country. We do not typically collect personal data relating to individuals under 18.

2. How we collect personal data

We generally collect your personal data directly from you. For example, we collect your personal data when you:

  • deal with us in person, by telephone, letter, fax, email or via our websites;
  • register with us (e.g. at career fairs);
  • submit any other information to us, such as a CV;
  • complete psychometric assessments or other assessments;
  • subscribe to job alert emails;
  • subscribe to our publications;
  • attend an event we have organised;
  • enter a competition, promotion or survey; and/or
  • give us feedback.

We may also use the following third party channels to collect your personal data:

  • pre-employment screening and background checking organisations where permitted in the jurisdiction;
  • our clients and their third party suppliers;
  • governmental and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;
  • third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain;
  • other recruitment agencies;
  • analytics providers, such as Google Analytics and various job boards; and
  • communication platforms, such as Adobe Marketo, Cison and PR. 

We may also collect your personal data from publicly available sources where permitted in the jurisdiction, including:

  • your identity and historical data from social media sites, such as LinkedIn, Twitter and Facebook;
  • your identity and contact data from company and commercial registers or electoral registers; and
  • your identity, from qualification and membership lists of professional bodies.

We allow you to sign up or login to a Robert Walters Group account with a LinkedIn, Facebook or Google account (“Social Media Account”) so you can use our online services simply and easily without having to create a specific account with us. If you choose to use this feature, we will process your name and primary email address on your Social Media Account in accordance with this policy.

Cookies are small text data stored on your PC or mobile device and are created by the website's servers. We collect your personal data automatically via cookies when you visit Robert Walters Group websites, in line with the cookies settings in your browser. You can find out more about these cookies, including how we use them and what choices are available to you, by reading our Cookies Policy. You can find out more about the use of cookies on http://www.allaboutcookies.org/

3. How we use personal data

We will only use your personal data when the law permits us to, and the uses set out below will be subject to that requirement.

Candidates

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

  • provide careers, recruitment and/or related intermediary services to or for you;
  • match your details against job vacancies which we consider are appropriate for you in order to assess your suitability for them;
  • allow you to submit your CV, apply for specific jobs or to subscribe to our job alerts so that we can notify you when relevant job vacancies arise;
  • apply for jobs on your behalf by sending your personal data to clients;
  • facilitate the recruitment process if a client wishes to progress your application;
  • fulfil our contractual obligations to our clients; 
  • inform you about any relevant industry developments, events, promotions and competitions, and to communicate any other relevant information;
  • answer your enquiries or questions;
  • conduct statistical analysis;
  • monitor diversity;
  • comply with our regulatory commitments;
  • pursue or defend a legal claim;
  • conduct pre-employment screening;
  • prevent or detect a crime, where the law requires us to carry out such monitoring; and
  • provide you with further information which may be of interest to you in regard to the employment market and opportunities.

Business contacts (personnel of our prospective clients, clients, prospective suppliers and suppliers)

Your business information will be collected and processed by us in order to:

  • provide recruitment and/or related intermediary services to the company you represent that is a client or a prospective client of ours;
  • facilitate the recruitment process for the company you represent that is a client or a prospective client of ours;
  • fulfil our contractual obligations with the company you represent that is a client, a prospective client, a supplier or a prospective supplier of ours; 
  • inform you about any relevant industry developments, events, promotions and competitions, and to communicate any other relevant information which we consider may be of interest to you in regard to the employment market and/or our services;
  • respond to your enquiries or questions;
  • conduct statistical analyses or surveys as the contact point of prospective clients and clients;
  • comply with our regulatory commitments;
  • pursue or defend a legal claim; and
  • prevent or detect a crime, where the law requires us to carry out such monitoring.

Website users

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

  • improve our customer service and make the way we operate more useful to you (which includes tailoring our websites to suit your requirements);
  • let you know about our recruitment services across all areas of our business;
  • send you communications where you have indicated you are happy to receive such information or have purchased products or services from us, which may include the following:
  • E-newsletters and hard copy newsletters;
  • Emails about the services we offer and new product launches;
  • Reminders when your products or services may be due for renewal; and
  • Opportunities to participate in market research.

Depending on the contact preferences you select, we will communicate with you by post, telephone, SMS, email or other electronic means such as via social and digital media. We may use your usage data to help ensure that this messaging is personalised and relevant to you.

Referees:

We will use your personal data purely for the purpose of conducting a reference check on a candidate.

Visa Applicants:

Your personal data will be collected and handled by us for the purpose of preparing and processing your visa application and related immigration services.

4. Who your personal data is shared with

Subject to local regulations in the jurisdiction, we may disclose your personal data to:

  • any company in the Robert Walters Group;
  • prospective employers or engagers;
  • other recruitment companies or intermediaries involved in managing the supply of personnel;
  • data processors of the Robert Walters Group;
  • pre-employment screening and background checking organisations;
  • your referees;
  • your past employers and relevant education institutions;
  • your professional bodies;
  • government and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;
  • third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain; and
  • third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business structure, any new owners may use your personal data in the same way as set out in this policy.

We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions, which includes compliance with this policy.

5. Legal grounds

In certain countries our companies that act as a data controller are required to establish legal grounds as set forth by applicable law to process your personal data. Depending on our relationship with you, if required to do so, we will rely on one or more of the following legal grounds:

Legal Ground Permitted Purpose 

 

 

Where you have given us consent to use your personal data for one or more permitted purposes. 

 

 

For example:

  • when you create a website account with us; 

  • when we are required by law to collect your explicit consent to process your personal data; and 

  • where you otherwise provide us with your consent. 

 

 

 

Where we need to process your personal data to comply with a legal or regulatory obligation. 

 

 

For example: 

  • to perform background checks in accordance with our legal obligations;

  • to comply with our legal and regulatory requirements in relation to taxation and financial compliance;

  • for equal opportunities monitoring and reporting purposes;

  • to co-operate with our regulators and other public authorities; 

  • to comply with any other obligation to which we are subject under applicable rules and law.  

Where we need to process your personal data to perform the contract, we are able to enter or have entered into with you.

 

 

For example:

  • to employ/engage you if you are applying for a vacancy with us; and

  • to enter into or perform our agreement with you if you are a supplier or external adviser. 

 

 

Where the processing of your personal data is necessary for the pursuit of our legitimate business interests and your interests and fundamental rights do not override those interests.

 

 

For example: 

  • to offer and provide our recruitment services to you and to assess your skills against our vacancies with our clients;

  • to provide you with marketing material to aid your job search; 

  • to manage complaints and legal claims; 

  • to conduct appropriate background checks if you are to be employed/engaged by us; 

  • sharing your personal data with the companies that form the Robert Walters Group; 

  • sharing your personal data with our third party services providers; and 

  • sharing your personal data with potential employers and other clients (including our MSP clients) of ours who can offer job opportunities within their organisations. 

If you would like to know what legal grounds we rely upon to process your personal data, please contact us using our contact details in section 13 of this policy.

6. Retention

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting or reporting requirements. We view our relationship with you as being one which is to support your career through numerous roles and assignments. Accordingly, we may retain your data for a period of time which is materially greater than simply one placement if we reasonably believe that we will continue to have an ongoing relationship with you.  

We will appropriately and securely dispose of your personal data when it is no longer required.  To determine the appropriate retention period for personal data, we will consider the following factors:

  • amount and nature of the personal data;
  • its sensitivity;
  • the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of the personal data;
  • the purposes for which we handle your personal data;
  • whether we can achieve those purposes through other means; and
  • applicable legal requirements.

When we act as a data processor to our clients, the data controllers, we will retain your personal data in accordance with the retention periods prescribed by our clients.

7. Your rights 

The country you are located in and the applicable privacy laws determine your rights in respect of your personal data. These may include:

Right Description of Right
Right to be informed about your personal data and details of the handling and processing of that personal data and information, including, as applicable the safeguards used to protect your personal data in the event that we transfer it outside the territory it was collected in;

Right of access 

 to your personal data and to obtain information about how we handle and process it;
Right to have inaccuracies corrected if your personal data is inaccurate, including to have incomplete personal data completed;
Right of erasure of your personal data, which is also known as the “right to be forgotten”. We do not delete personal data from our back-up files that are created for disaster recovery purposes and are not easily accessible; 
Right to restrict handling and processing 
 of your personal data, which includes requesting us to suppress your personal data file;
Right to move, copy or transfer your personal data to another organisation, also known as “data portability”;
Right to object to the handling and processing of your personal data for certain purposes, in particular to personal data processed for direct marketing purposes and to personal data that is handled and processed for certain reasons based on our legitimate interests;
Right to withdraw consent or permission that you have previously provided to us in relation to our handling and processing of your personal data, such as for the purposes of marketing by electronic means;
Rights in relation to automated decision making where such automated decision making has a legal effect on you or otherwise significantly affects you; and 
Right to complain to us in relation to the handling of your personal data; or the regulatory body which enforces data protection law in your locality.

Please contact us using our contact details set out in section 13 of this policy if you wish to exercise any of your legal rights. 

Where permitted by law, you may be charged a fee to access your personal data or to exercise any other right that may apply. We will let you know if a fee applies to your request before we complete it.

We may also request certain information to help us confirm your identity, ensure your right to exercise any of rights in the table above and to prevent your personal data being disclosed to any person who has no right to receive it. 

We will respond to all legitimate requests within any legal timeframes.

8. Technology

We will always use your personal data fairly. We may on occasion use technological filters to sort through the job applications we receive and to match candidates to specific job vacancies. If we have used technological tools to a significant extent when assessing your job application, we will inform you of this. Please let us know when we contact you if you feel there are other factors that we should consider as part of your job application.
 

9. Data security

We hold your personal data in a combination of secure computer storage facilities and paper-based files.

We have in place an appropriate level of security around your personal data, including protection against unauthorised or unlawful processing and against accidental loss, destruction or damage to it.

We have implemented appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk of harm that might result from unauthorised or unlawful processing, accidental or unlawful loss, destruction or alteration, unauthorised (or disclosure of) access or damage to your personal data including:

  • locks and security systems;
  • encryption
  • usernames and passwords;
  • virus checking;
  • auditing procedures and regular data integrity checks; and
  • recording of file movements.

We limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They must only process your personal data on our instructions and subject to the access controls listed above. They are also subject to a duty of confidentiality.

We have agreed on security-related measures with the third parties we share your personal data with to ensure that it is treated by those third parties in a way that is consistent with how we safeguard your personal data.

We have also put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable supervisory authority where we are legally required to do so.

If you suspect any misuse, loss of or unauthorised access to your personal data, please contact us immediately using our contact details in section 13 of this policy.

10. Personal data storage and transfer

  • Personal Data originating from the UK or European Economic Area (“UK or EEA Personal Data”)
    Due to the global nature of our business we may need to transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA. For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies, service providers and government or public authorities in order to perform our recruitment services and comply with our legal obligations.

    If we do transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA, we will make sure that appropriate safeguards are in place, for example by using approved contractual agreements, unless certain exceptions apply, or we are authorised to do so. If requested, we will provide you with details of the safeguards that we have implemented.

    We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose UK and EEA Personal Data may transfer such data outside of the UK and EEA. 
  • Personal Data originating from outside the UK or EEA (“Non-UK and Non-EEA Personal Data”) 
    We collect personal data relating to individuals in the following countries outside the UK and EEA: Africa, Australia, Brazil, Canada, Chile, China (including Hong Kong and Taiwan), India, Indonesia, Japan, Malaysia, Mexico, Middle East, New Zealand, Philippines, Singapore, South Africa, South Korea, Switzerland, Thailand, United States of America and Vietnam. 

    Due to the global nature of our business we may need to transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the original territory in which the data was collected (“Original Territory”). For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies or potential employers internationally in any of the countries listed above, and to service providers and government or public authorities in order to perform our services and comply with our legal obligations.
    If we do transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the Original Territory, we will make sure that such transfers are performed in compliance with applicable law. We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose Non-UK and Non-EEA Personal Data may transfer such data outside of the Original Territoy.    

11. Privacy policies of third parties

This policy explains how the Robert Walters Group handles your personal data. Please also read the privacy policies of the social media platforms and third party websites through which you arrive at a Robert Walters Group website. We encourage you to read the privacy policies provided by these sites before giving them your personal data.

12. Changes to this policy

We reserve the right to change this policy from time to time. Changes will be notified on our website seven days before taking effect. We may make emergency changes to this policy when we believe it is reasonable to do so e.g. to comply with legal or regulatory requirements. 

13. How to contact us

If you have questions or comments about our privacy practices, or if you would like to submit a request exercising your privacy rights, please contact us. You can:

  • Email us at the mailbox for your country below: 

Africa and the Middle East

dataprotection@robertwalters.com

Australia and New Zealand

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Brazil

DataProtectionBR@RobertWalters.com

European Economic Area (EEA) and UK

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Greater China and South East Asia (India, Indonesia, Malaysia, the Philippines, Thailand, Vietnam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Japan

privacy@robertwalters.co.jp

Singapore

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

South Korea

privacy@robertwalters.co.kr

Switzerland

dataprotection@robertwalters.com

USA and Canada

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Brazil, Chile and Mexico

dataprotectionLATAM@robertwalters.com
  • Contact our Data Protection Officer (DPO):

    Richard Harris
    DPO@robertwalters.com

  • Contact our EU representative (RESOURCE SOLUTIONS UK ONLY): 

Sandy Scott 
eu.representative@robertwalters.com

14. Country Specific Information 

 

United States of America, California

The data processing activities we carry out on the personal information of California residents (“California data”) does not currently fall within scope of the California Consumer Privacy Act (CCPA). Should this change over time, we will update this policy accordingly. 

Please rest assured that we do and will continue to ensure that we follow best industry practice when processing California data. 
Australia

Process for lodging a complaint if you believe your personal data has been mishandled by us: 

  • We will acknowledge receipt of your complaint and respond to it within 30 days. 

  • We will take steps to confirm the authenticity of the complaint and the contact details provided to us;

  • We will seek additional information about the complaint if necessary;

  • If the complaint can be resolved by procedures for access and correction, or some other solution, we will suggest these to you as possible solutions (where necessary on a confidential and without prejudice basis);

  • If we do not respond to your complaint within 30 days, or we are unable to resolve your complaint, you may take your complaint to an external dispute resolution scheme to which we belong or to the Office of the Australian Information Commissioner.

Dasar Privasi Global

Jun 2022
 

Dasar ini terpakai kepada kumpulan syarikat yang secara keseluruhannya dimiliki oleh Robert Walters plc (No. syarikat 03956083) dari 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, United Kingdom, yang berdagang di bawah jenama Robert Walters, Resource Solutions dan Walters People (secara kolektif disebut sebagai “Robert Walters Group”).

Rujukan dalam dasar ini untuk “kita” atau “kami” adalah rujukan kepada Robert Walters Group. 

Apa Yang Kami Lakukan

 

Robert Walters Group menyediakan: 

  • perkhidmatan perundingan pengambilan pekerja yang menempatkan calon secara tetap, kontrak dan interim di pelbagai industri dan geografi di bawah jenama Robert Walters dan Walters People (“Perkhidmatan Perekrutan”); 

  • perkhidmatan proses penyumberan luar perniagaan membantu syarikat dengan pengambilan pekerja tetap, pengambilan pekerja sementara, rantaian bekalan dan penyediaan tenaga kerja dan penyaringan mereka (biasanya dikenali sebagai “RPO”, “MSP” dan “Perkhidmatan Pemerolehan Permohonan” yang bagi tujuan dasar ini disebut secara kolektif sebagai “Perkhidmatan Luar Sumber”);

  • lain-lain perkhidmatan perundingan, teknologi dan nasihat (“Perkhidmatan Perundingan”). 

Kami beroperasi melalui rangkaian global entiti gabungan dan menggunakan vendor di mana diperlukan, untuk memastikan kami memberikan penyelesaian terbaik kepada para pelanggan kami di seluruh negara di mana kami melakukan perkhidmatan.  

  • Kecuali kami memberitahu anda sebaliknya, kami beroperasi sebagai pengawal data apabila memproses data peribadi anda untuk Perkhidmatan Perekrutan dan Perkhidmatan Perundingan kami. Sekiranya kami berkongsi data peribadi anda dengan pelanggan kami sebagai sebahagian daripada Perkhidmatan Perekrutan atau Perkhidmatan Perundingan kami, kemungkinan pelanggan kami akan memproses data peribadi anda sebagai pengawal data. Para pelanggan kami mungkin meminta data peribadi tambahan dari anda sebagai sebahagian daripada proses pengambilan pekerja mereka.  

  • Kecuali kami memberitahu anda sebaliknya, kami adalah pemproses data dan pelanggan kami adalah pengawal data untuk data peribadi anda yang diproses oleh kami untuk Perkhidmatan Sumber Luar kami. Di mana kami bertindak sebagai pemproses data, dasar privasi pelanggan kami akan diguna pakai. Kecuali kami memberitahu anda sebaliknya, jika syarikat dalam Robert Walters Group melibatkan anda dalam tugas sementara, syarikat Robert Walters Group yang melibatkan anda akan menjadi pengawal data data peribadi anda.  

Sekiranya anda tidak pasti tentang siapa pengawal data data peribadi anda, sila hubungi kami dengan menggunakan maklumat hubungan kami yang dinyatakan dalam bahagian 13 dasar ini.

Tujuan Dasar Privasi Global ini (“dasar”) adalah bagi kami untuk memberitahu anda bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan dan mendedahkan data peribadi anda. Penting untuk anda membaca dasar ini bersama-sama dengan apa-apa pemberitahuan atau pernyataan yang berkaitan dengan data, perlindungan data, pemprosesan yang adil dan/atau privasi yang mungkin kami keluarkan pada masa pengumpulan data peribadi anda jika berkenaan dalam bidang kuasa tersebut. Ia tidak bertujuan untuk membatalkan dasar kecuali dinyatakan sebaliknya oleh kami dalam dasar, notis atau pernyataan. 

 

1. Apakah data peribadi yang kami kumpul?

 

Data peribadi adalah maklumat yang berkaitan dengan orang yang dikenal pasti atau dikenali.  

Kami hanya akan mengumpul data peribadi yang kami dibenarkan untuk kumpul oleh undang-undang berdasarkan bidang kuasa. Kami telah menetapkan di bawah senarai tidak lengkap tentang jenis data peribadi yang paling biasa kami kumpul. 

Jenis Data Peribadi Penerangan Data Peribadi
Data identiti Gelaran, nama depan, nama belakang, nama sebelum berkahwin, tarikh lahir, jantina, gambar, nombor insurans negara (atau yang setaraf di negara anda), kewarganegaraan dan maklumat lain yang berkaitan dengan tempat tinggal dan kewarganegaraan yang mungkin diperlukan untuk menetapkan hak untuk bekerja di negara tertentu, status perkahwinan dan bilangan tanggungan.
Data hubungan Alamat penghantaran, alamat e-mel dan nombor telefon anda, maklumat hubungan kecemasan dan sejarah maklumat hubungan anda.
Data sejarah Sejarah dan bukti kelayakan pendidikan anda, sejarah pekerjaan, sejarah latar belakang jenayah, media sosial, kemahiran dan kelayakan, dan hasil pemeriksaan latar belakang dan pendedahan lain di negara-negara di mana melakukan pemeriksaan tersebut adalah sah.
Data berkaitan pekerjaan Imbuhan, pencen dan faedah semasa anda, peranan apa yang anda cari, bidang yang berkaitan dengan pekerjaan yang anda minati, rujukan pihak ketiga (jika diambil) dan maklum balas temuduga dan penilaian yang dibuat oleh kami atau oleh pelanggan kami selepas temuduga atau penilaian.
Data pengesahan Salinan lesen memandu, pasport, kad pengenalan atau maklumat pengenalan diri dan rujukan lain.
Data kewangan Kod dan nombor akaun bank dan maklumat berkaitan cukai dan cek kredit anda.
Data kepelbagaian Kami mungkin mengumpul data kepelbagaian untuk tujuan pelaporan kepada pihak kerajaan, yang mungkin merangkumi keturunan atau etnik, agama atau kepercayaan lain yang serupa dan kesihatan fizikal atau mental, termasuk maklumat yang berkaitan dengan kecacatan.
Data teknikal Alamat protokol internet (IP), alamat MAC, data log masuk anda, jenis dan versi pelayar, tetapan dan lokasi zon waktu, jenis dan versi pemalam penyemak imbas, sistem operasi dan platform, data lokasi telefon bimbit dan teknologi lain pada peranti yang anda gunakan untuk mengakses laman web dan perkhidmatan kami.
Data profil Nama pengguna anda yang berkenaan ntuk mengakses perkhidmatan, kepentingan kami sejauh ini berkenaan untuk perkhidmatan yang kami sediakan untuk anda dan pilihan lain dan pemahaman atau penentu lain yang telah kami perolehi dari analisis dan profil kami. 
Data penggunaan
  • Cara anda menggunakan dan menavigasi di laman web kami dan apa yang anda layari di dalamnya.  

  • Kami juga mempunyai rakaman CCTV yang dikumpulkan semasa anda menghadiri premis kami.
Data pemasaran Keutamaan anda dalam menerima pemasaran dari pihak ketiga dan kami serta pilihan komunikasi anda.
Data permohonan visa Maklumat hubungan dan identiti anda, sejarah imigresen (termasuk tempat tinggal, status imigrasi dan sejarah perjalanan), pendedahan perilaku (termasuklah kesalahan, pendedahan dan maklumat yang berkaitan dengan memenuhi syarat watak), pendedahan kesihatan dan maklumat yang berkaitan dengan memenuhi kriteria kesihatan.
Video Sekiranya pengawasan video beroperasi di atau dekat pejabat kami, kami akan merakam gambar anda jika dibenarkan oleh undang-undang.  Kami juga boleh merakam video anda sekiranya anda menghadiri acara yang dianjurkan oleh kami di mana anda telah memberikan persetujuan anda untuk kami melakukannya. 

Data peribadi kategori sensitif atau khusus - semasa proses pengambilan pekerja atau sepanjang masa perkhidmatan yang kami jalankan, kami boleh mengumpul data peribadi yang dianggap sensitif atau kategori khusus di negara-negara tertentu. Kami mungkin diminta oleh undang-undang privasi tempatan untuk mendapatkan persetujuan eksplisit anda untuk mengendalikan jenis data peribadi ini. Anda akan diberikan borang persetujuan sekiranya persetujuan nyata anda diperlukan. Sila hubungi kami jika anda tidak diberikan borang persetujuan dan anda percaya kami menyimpan data peribadi kategori sensitif atau khusus anda.

Dari segi calon dan pengguna laman web Robert Walters Group, kami juga mengendalikan jenis data berikut:

  • Data Digabung, seperti data statistik atau demografi untuk apa-apa tujuan. Data Gabungan mungkin berasal dari data peribadi anda tetapi tidak dianggap sebagai data peribadi dalam undang-undang kerana data ini bukan secara langsung atau tidak langsung mendedahkan identiti anda. Contohnya, kami boleh menggabungkan data penggunaan anda untuk mengira peratusan pengguna yang mengakses ciri laman web tertentu. Namun, jika kami menggabungkan atau menghubungkan Data Gabungan dengan data peribadi anda agar dapat secara langsung atau tidak langsung mengenali anda, kami menganggap data gabungan tersebut sebagai data peribadi yang akan digunakan sesuai dengan dasar privasi ini; dan

  • Data Tanpa Nama, merupakan data yang dicipta dari data peribadi anda di mana identiti anda telah dikeluarkan dan anda tidak dapat dikesan kepadanya.

Umur di mana individu dianggap sebagai kanak-kanak berbeza di setiap negara. Kami biasanya tidak mengumpulkan data peribadi yang berkaitan dengan individu di bawah 18 tahun.

 

2. Cara kami mengumpul data peribadi 

 

Secara am kami mengumpulkan data peribadi anda secara langsung dari anda. Sebagai contoh, kami mengumpulkan data peribadi anda apabila anda:

  • berurusan dengan kami secara peribadi, melalui telefon, surat, faks, e-mel atau melalui laman web kami;

  • mendaftar dengan kami (cth. di pameran kerjaya);

  • menghantar maklumat lain kepada kami, seperti CV;

  • penilaian psikometrik lengkap atau penilaian lain;

  • melanggan e-mel pemberitahuan pekerjaan;

  • melanggan penerbitan kami;

  • menghadiri acara yang telah kami anjurkan;

  • menyertai pertandingan, promosi atau tinjauan; dan/atau

  • memberi kami maklum balas. 

Kami juga boleh menggunakan saluran pihak ketiga berikut untuk mengumpulkan data peribadi anda:

  • organisasi-organisasi penyaringan prapekerjaan dan pemeriksaan latar belakang jika dibenarkan dalam bidang kuasa;

  • pelanggan kami dan pembekal pihak ketiga mereka;

  • badan kerajaan dan pengawal selia, seperti pihak berkuasa cukai dan keselamatan sosial;

  • pembekal pihak ketiga, termasuk agensi perekrutan dan penyedia pekerjaan, penyedia portal pekerjaan dan enjin pencari iklan pekerjaan dan penyedia perkhidmatan terurus kami yang berada dalam rantaian bekalan kami;

  • agensi pengambilan pekerja yang lain; 

  • penyedia analisis, seperti Google Analytics dan pelbagai portal pekerjaan; dan

  • platform komunikasi, seperti Adobe Marketo, Cison dan PR.  

Kami juga dapat mengumpulkan data peribadi anda dari sumber yang tersedia secara umum jika dibenarkan dalam bidang kuasa, termasuklah:

  • identiti dan data sejarah anda dari laman media sosial, seperti LinkedIn, Twitter dan Facebook; 

  • identiti dan data hubungan anda dari daftar syarikat dan komersial atau daftar pemilih; dan

  • identiti anda, dari senarai kelayakan dan keahlian badan profesional. 

Kami membenarkan anda mendaftar atau log masuk ke akaun Robert Walters Group dengan akaun LinkedIn, Facebook atau Google (“Akaun Media Sosial”) jadi anda boleh menggunakan perkhidmatan dalam talian kami dengan senang dan mudah tanpa perlu membuat akaun khusus dengan kami. Sekiranya anda memilih untuk menggunakan ciri ini, kami akan memproses nama dan alamat e-mel utama anda di Akaun Media Sosial anda sesuai dengan dasar ini.

Kuki adalah data teks kecil yang disimpan di PC atau peranti mudah alih anda dan dicipta oleh pelayan laman web. Kami mengumpulkan data peribadi anda secara automatik melalui kuki semasa anda melayari laman web Robert Walters Group, sesuai dengan tetapan kuki di pelayan anda. Anda boleh mengetahui lebih lanjut tentang kuki ini, termasuk bagaimana kami menggunakannya dan pilihan apa yang tersedia untuk anda, dengan membaca Dasar Kuki kami. Anda boleh mengetahui lebih lanjut tentang penggunaan kuki di http://www.allaboutcookies.org/. 

 

3. Cara kami mengguna data peribadi anda

 

Kami hanya akan menggunakan data peribadi anda ketika undang-undang mengizinkan kami, dan penggunaan yang dinyatakan di bawah akan dikenakan syarat tersebut. 

Calon-calon

Data peribadi anda akan dikumpulkan dan dikendalikan oleh kami untuk: 

  • menyediakan kerjaya, pengambilan dan/atau perkhidmatan perantara yang berkaitan kepada atau untuk anda;

  • padankan maklumat anda dengan jawatan kosong yang kami anggap sesuai untuk anda untuk menilai kesesuaian anda dengan mereka;

  • membenarkan anda menghantar CV anda, memohon pekerjaan tertentu atau melanggan pemberitahuan pekerjaan kami supaya kami dapat memberitahu anda apabila terdapat kekosongan jawatan yang relevan;

  • memohon pekerjaan bagi pihak anda dengan menghantar data peribadi anda kepada pelanggan;

  • memudahkan proses pengambilan pekerja sekiranya pelanggan ingin melanjutkan permohonan anda;

  • memenuhi tanggungjawab kontrak kami untuk pelanggan kami; 

  • memaklumkan anda tentang perkembangan, acara, promosi dan pertandingan industri yang berkaitan, dan untuk menyampaikan maklumat lain yang berkaitan;

  • menjawab soalan atau pertanyaan anda; 

  • menjalankan analisis statistik;

  • memantau kepelbagaian; 

  • mematuhi komitmen peraturan kami;

  • mengejar atau mempertahankan tuntutan undang-undang; 

  • menjalankan pemeriksaan prapekerjaan;

  • mencegah atau mengesan jenayah, dimana undang-undang menghendaki kami melakukan pemantauan tersebut; dan 

  • memberi anda maklumat lebih lanjut yang mungkin anda minat tentang pasaran dan peluang pekerjaan.
     

Hubungan perniagaan (pekerja bakal klien, klien, bakal pembekal dan pembekal kami)


Maklumat perniagaan anda akan dikumpul dan diproses oleh kami untuk:

  • membekal perkhidmatan perekrutan dan/atau perkhidmatan perantara kepada syarikat yang anda wakili yang merupakan klien atau bakal klien kami;

  • memudahkan proses perekrutan syarikat yang anda wakili yang merupakan klien atau bakal klien kami;

  • memenuhi kewajipan kontrak yang kami ada dengan syarikat yang anda wakili yang merupakan klien, bakal klien, pembekal atau bakal pembekal kami;

  • memaklumkan anda tentang perkembangan industri yang berkaitan, acara, promosi dan persaingan, dan untuk menyampaikan apa-apa maklumat lain yang berkaitan dengan pasaran pekerjaan dan/atau perkhidmatan kami yang kami anggap mungkin anda minat;

  • menjawab pertanyaan atau soalan anda;

  • menjalankan analisis atau tinjauan statistik sebagai titik hubungan bakal pelanggan dan pelanggan;

  • mematuhi komitmen kawal selia kami;

  • menuntut atau mempertahan sebarang tindakan undang-undang; dan

  • mencegah atau mengesan sebarang jenayah, sekiranya diperlukan dari segi undang-undang.

Pengguna-pengguna laman web:

Data peribadi anda akan dikumpulkan dan dikendalikan oleh kami untuk: 

  • meningkatkan perkhidmatan pelanggan kami dan menjadikan cara kami beroperasi lebih berguna untuk anda (yang merangkumi penyesuaian laman web kami untuk memenuhi keperluan anda);

  • memberitahu anda tentang perkhidmatan pengambilan pekerja kami di semua bidang perniagaan kami; 

  • menghantar komunikasi kepada anda dimana anda telah menyatakan bahawa anda gembira menerima maklumat tersebut atau telah membeli produk atau perkhidmatan dari kami, yang mungkin termasuk yang berikut:

  1. Buletin E-buletin dan salinan cetak; 
  2. E-mel tentang perkhidmatan yang kami tawarkan dan pelancaran produk baharu;
  3. Peringatan apabila produk atau perkhidmatan anda mungkin perlu diperbaharui; dan 
  4. Peluang untuk menyertai dalam penyelidikan pasaran.

Bergantung pada pilihan hubungan yang anda pilih, kami akan berkomunikasi dengan anda melalui pos, telefon, SMS, e-mel atau cara elektronik lain seperti melalui media sosial dan digital. Kami mungkin menggunakan data penggunaan anda untuk membantu memastikan bahawa pesanan ini diperibadikan dan relevan dengan anda. 

Rujukan:

Kami akan menggunakan data peribadi anda semata-mata untuk tujuan melakukan pemeriksaan rujukan untuk seseorang calon. 

Pemohon Visa:

Data peribadi anda akan dikumpulkan dan dikendalikan oleh kami untuk tujuan menyediakan dan memproses permohonan visa anda dan perkhidmatan imigresen yang berkaitan. 

 

4. Siapa data peribadi anda dikongsi dengan
 

Tertakluk kepada peraturan tempatan di bidang kuasa, kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada: 

  • mana-mana syarikat dalam Robert Walters Group;

  • bakal majikan atau pengusaha; 

  • syarikat pengambilan pekerja atau perantara lain yang terlibat dalam menguruskan pembekalan kakitangan;

  • pemproses data Robert Walters Group; 

  • organisasi saringan prapekerjaan dan pemeriksaan latar belakang;

  • rujukan anda; 

  • majikan dahulu dan institusi pendidikan anda yang berkaitan;

  • badan-badan profesional anda; 

  • badan-badan kerajaan dan pengawal selia, seperti pihak berkuasa cukai dan keselamatan sosial;

  • pembekal pihak ketiga, termasuk agensi perekrutan dan penyedia pekerjaan, penyedia portal pekerjaan dan enjin pencari iklan pekerjaan dan penyedia perkhidmatan terurus kami yang berada dalam rantaian bekalan kami; 

  • pihak ketiga yang boleh kami pilih untuk menjual, memindahkan, atau menggabungkan bahagian perniagaan atau aset kami. Sebagai alternatif, kami mungkin berusaha untuk memperoleh perniagaan lain atau bergabung dengan mereka. Sekiranya perubahan berlaku pada struktur perniagaan kami, mana-mana pemilik baharu boleh menggunakan data peribadi anda dengan cara yang sama seperti yang dinyatakan dalam dasar ini.

Kami tidak membenarkan penyedia perkhidmatan pihak ketiga kami menggunakan data peribadi anda untuk tujuan mereka sendiri dan hanya membenarkan mereka memproses data peribadi anda untuk tujuan yang ditentukan dan sesuai dengan arahan kami, yang merangkumi pematuhan terhadap dasar ini. 

 

5. Sebab-sebab perundangan

 

Di negara-negara tertentu syarikat kami yang bertindak sebagai pengawal data diminta untuk menetapkan sebab-sebab perundangan seperti yang ditetapkan oleh undang-undang yang berkenaan untuk memproses data peribadi anda. Bergantung kepada hubungan kami dengan anda, jika diperlukan untuk melakukannya, kami akan bergantung kepada satu atau lebih sebab-sebab perundangan berikut:

Dasar Perundangan Tujuan yang Dibenarkan
Sekiranya anda telah memberi kami persetujuan untuk menggunakan data peribadi anda untuk satu atau lebih tujuan yang dibenarkan. 

Contohnya:

  • apabila anda membuat akaun laman web dengan kami; 

  • apabila kami diminta oleh undang-undang untuk mengumpulkan persetujuan eksplisit anda untuk memproses data peribadi anda; dan 

  • di mana anda sebaliknya memberikan persetujuan anda kepada kami. 
Di mana kami perlu memproses data peribadi anda untuk mematuhi kewajipan undang-undang atau peraturan. 

Contohnya: 

  • untuk melakukan pemeriksaan latar belakang sesuai dengan kewajipan undang-undang kami;

  • untuk mematuhi keperluan undang-undang dan peraturan kami yang berkaitan dengan percukaian dan pematuhan kewangan;

  • untuk tujuan pemantauan dan pelaporan peluang yang sama;

  • untuk bekerjasama dengan pengawal selia kami dan pihak berkuasa awam yang lain; 

  • untuk mematuhi kewajipan lain yang kami tertakluk kepada di bawah peraturan dan undang-undang yang berkenaan.  

Di mana kami perlu memproses data peribadi anda untuk melaksanakan kontrak, kami boleh mengikat atau telah mengikat dengan anda.

 

 

Contohnya:

  • untuk mengambil /melibatkan anda sekiranya anda memohon kekosongan dengan kami; dan

  • untuk mengikat atau melaksanakan perjanjian kami dengan anda sekiranya anda adalah pembekal atau penasihat luaran. 
Sekiranya pemprosesan data peribadi anda diperlukan untuk mengejar kepentingan perniagaan kami yang sah dan kepentingan serta hak asasi anda tidak mengatasi kepentingan tersebut. Contohnya: 

  • untuk menawarkan dan menyediakan perkhidmatan pengambilan pekerja kami kepada anda dan menilai kemahiran anda mengikut kekosongan pekerjaan kami dengan pelanggan kami;

  • untuk memberi anda bahan pemasaran untuk membantu pencarian pekerjaan anda; 

  • untuk menguruskan aduan dan tuntutan undang-undang; 

  • untuk melakukan pemeriksaan latar belakang yang sesuai sekiranya anda akan diambil bekerja/dilantik oleh kami;  

  • berkongsi data peribadi anda dengan syarikat yang membentuk Robert Walters Group; 

  • berkongsi data peribadi anda dengan penyedia perkhidmatan pihak ketiga kami; dan 

  • berkongsi data peribadi anda dengan bakal majikan dan pelanggan lain (termasuk pelanggan MSP) kami yang boleh menawarkan peluang pekerjaan dalam organisasi mereka. 

Sekiranya anda ingin mengetahui apa sebab perundangan yang kami percayai untuk memproses data peribadi anda, sila hubungi kami menggunakan maklumat hubungan kami di bahagian 13 dasar ini.

 

6. Penahanan

 

Kami hanya akan menyimpan data peribadi anda selama yang diperlukan untuk memenuhi tujuan yang kami kumpulkan, termasuklah untuk memenuhi keperluan undang-undang, perakaunan atau pelaporan. Kami melihat hubungan kami dengan anda sebagai salah satu yang menyokong karier anda melalui pelbagai peranan dan tugasan. Oleh itu, kami mungkin menyimpan data anda untuk jangka waktu yang jauh lebih lama daripada sekadar satu penempatan sekiranya kami yakin bahawa kami akan terus menjalin hubungan yang berterusan dengan anda.  

Kami akan menghapuskan data peribadi anda dengan cara betul dan selamat apabila tidak diperlukan lagi.  Untuk menentukan tempoh penyimpanan data peribadi yang sesuai, kami akan mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

  • jumlah dan sifat data peribadi;

  • kesensitifan;

  • potensi risiko bahaya akibat penggunaan atau pendedahan data peribadi yang tidak dibenarkan;

  • tujuan kami mengendalikan data peribadi anda;

  • sama ada kami dapat mencapai tujuan tersebut dengan cara lain; dan

  • keperluan undang-undang yang berkenaan.

Apabila kami bertindak sebagai pemproses data untuk pelanggan pengawal data kami, kami akan menyimpan data peribadi anda sesuai dengan tempoh penyimpanan yang ditentukan oleh pelanggan kami.

 

7. Hak-hak anda 

 

Negara tempat anda berada dan undang-undang privasi yang berkenaan menentukan hak anda sehubungan dengan data peribadi anda. Ini termasuk:

Hak Huraian Hak
Hak untuk dimaklumkan tentang data peribadi anda dan perincian pengendalian dan pemprosesan data dan maklumat peribadi tersebut, termasuk, sebagaimana yang berkenaan, perlindungan yang digunakan untuk melindungi data peribadi anda sekiranya kami memindahkannya ke luar wilayah tempat ia dikumpulkan;
Hak mengakses  ke data peribadi anda dan untuk mendapatkan maklumat tentang bagaimana kami mengendalikan dan memprosesnya;
Hak untuk membetulkan ketidaktepatan sekiranya data peribadi anda tidak tepat, termasuk untuk melengkapkan data peribadi yang tidak lengkap;
Hak penghapusan data peribadi anda, yang juga dikenal sebagai "hak untuk dilupakan". Kami tidak menghapus data peribadi dari fail sokongan kami yang dibuat untuk tujuan pemulihan bencana dan tidak mudah diakses; 
Hak untuk menyekat pengendalian dan pemprosesan  data peribadi anda, termasuklah meminta kami menyekat fail data peribadi anda;
Hak untuk berpindah, menyalin atau memindahkan data peribadi anda ke organisasi lain, juga dikenali sebagai "portabiliti data";
Hak untuk membantah terhadap pengendalian dan pemprosesan data peribadi anda untuk tujuan tertentu, khususnya untuk data peribadi yang diproses untuk tujuan pemasaran langsung dan terhadap data peribadi yang dikendalikan dan diproses dengan alasan tertentu berdasarkan kepentingan kami yang sah;
Hak untuk menarik persetujuan atau izin yang anda berikan sebelumnya kepada kami berkaitan dengan pengendalian dan pemprosesan data peribadi anda, seperti untuk tujuan pemasaran dengan cara elektronik;
Hak berhubung dengan pembuatan keputusan automatik dimana keputusan automatik sedemikian memberi kesan undang-undang kepada anda atau sebaliknya mempengaruhi anda; dan 
Hak untuk mengadu kepada kami berhubung dengan pengendalian data peribadi anda; atau badan pengawal selia yang menguatkuasakan undang-undang perlindungan data di kawasan anda.

Sila hubungi kami menggunakan maklumat hubungan kami yang dinyatakan dalam bahagian 13 dari dasar ini jika anda ingin melaksanakan hak undang-undang anda. 

Sekiranya dibenarkan oleh undang-undang, anda mungkin dikenakan bayaran untuk mengakses data peribadi anda atau untuk menggunakan hak lain yang mungkin diguna pakai. Kami akan memberitahu anda jika ada bayaran yang dikenakan untuk permintaan anda sebelum kami menyelesaikannya.

Kami juga mungkin meminta maklumat tertentu untuk membantu kami mengesahkan identiti anda, memastikan hak anda untuk menggunakan mana-mana hak dalam jadual di atas dan untuk mengelakkan data peribadi anda didedahkan kepada orang yang tidak berhak menerimanya. 

Kami akan menjawab semua permintaan yang sah dalam jangka masa yang sah.

 

8. Teknologi

 

Kami akan selalu menggunakan data peribadi anda dengan adil. Kadang-kadang kami mungkin menggunakan penapis teknologi untuk menyusun permohonan pekerjaan yang kami terima dan memadankan calon dengan kekosongan jawatan tertentu. Sekiranya kami telah menggunakan alat teknologi pada tahap yang signifikan semasa menilai permohonan pekerjaan anda, kami akan memaklumkan perkara ini kepada anda. Sila maklumkan kami bila kami menghubungi anda sekiranya anda merasakan terdapat faktor lain yang harus kami pertimbangkan sebagai sebahagian daripada permohonan pekerjaan anda.

 

9. Keselamatan data

 

Kami menyimpan data peribadi anda dalam gabungan kemudahan penyimpanan komputer yang selamat dan fail berasaskan kertas.

Kami mempunyai tahap keselamatan yang sesuai untuk data peribadi anda, termasuklah perlindungan terhadap pemprosesan yang tidak dibenarkan atau tidak sah dan terhadap kehilangan, kemusnahan atau kerosakan yang tidak disengajakan.

Kami telah melaksanakan langkah-langkah teknikal dan organisasi yang sesuai untuk memastikan tahap keselamatan yang sesuai dengan risiko bahaya yang mungkin disebabkan oleh pemprosesan yang tidak dibenarkan atau tidak sah, kehilangan, pemusnahan atau pengubahan yang tidak disengajakan atau tidak sah, akses (atau pendedahan) tanpa kelulusan atau kerosakan pada peribadi anda data termasuklah:

  • kunci dan sistem keselamatan;

  • penyulitan

  • nama pengguna dan kata laluan;

  • pemeriksaan virus;

  • prosedur audit dan pemeriksaan integriti data berkala; dan

  • rakaman pergerakan fail.

Kami menghadkan akses ke data peribadi anda kepada pekerja, ejen, kontraktor dan pihak ketiga lain yang mempunyai perniagaan yang perlu diketahui. Mereka hanya perlu memproses data peribadi anda berdasarkan arahan kami dan tertakluk kepada kawalan akses yang disenaraikan di atas. Mereka juga tertakluk kepada tanggungjawab kerahsiaan.

Kami telah menyetujui langkah-langkah yang berkaitan dengan keselamatan dengan pihak ketiga yang kami telah kongsikan data peribadi anda untuk memastikannya dikendalikan oleh pihak ketiga tersebut dengan cara yang selaras dengan cara kami melindungi data peribadi anda.

Kami juga telah menyediakan prosedur untuk mengendali apa-apa pelanggaran data peribadi yang disyaki dan akan memberitahu anda dan pihak berkuasa penyeliaan yang berkenaan dimana kami diwajibkan untuk melakukannya.

Sekiranya anda mengesyaki penyalahgunaan, kehilangan atau akses tidak sah ke data peribadi anda, sila hubungi kami dengan segera menggunakan maklumat hubungan kami di bahagian 13 dasar ini.

 

10. Penyimpanan dan pemindahan data peribadi

 

  • Data Peribadi yang berasal dari UK atau Kawasan Ekonomi Eropah ("Data Peribadi UK atau EEA")

Oleh kerana sifat global perniagaan kami, kami mungkin perlu memindahkan Data Peribadi UK dan EEA ke luar UK dan EEA. Sebagai contoh, kami mungkin memindahkan data peribadi kepada syarikat Robert Walters Group, penyedia perkhidmatan dan kerajaan atau pihak berkuasa awam untuk melaksanakan perkhidmatan perekrutan kami dan mematuhi tanggungjawab undang-undang kami. 

Sekiranya kami memindahkan Data Peribadi UK dan EEA di luar UK dan EEA, kami akan memastikan bahawa perlindungan yang sesuai ditempatkan, misalnya dengan menggunakan perjanjian kontrak yang diluluskan, kecuali pengecualian tertentu diguna pakai, atau kami diberi kuasa untuk melakukannya. Sekiranya diminta, kami akan memberi anda perincian tentang perlindungan yang telah kami laksanakan.

Kami, penyedia perkhidmatan kami dan/atau pihak ketiga yang mungkin kami dedahkan Data Peribadi UK dan EEA boleh memindahkan data tersebut ke luar UK dan EEA. 

  • Data Peribadi yang berasal dari luar UK atau EEA ("Data Peribadi Bukan UK dan Bukan EEA")

Kami mengumpulkan data peribadi yang berkaitan dengan individu di negara berikut di luar UK dan EEA: Afrika, Australia, Brazil, Kanada, Chile, China (termasuk Hong Kong dan Taiwan), India, Indonesia, Jepun, Malaysia, Mexico, Timur Tengah New Zealand, Filipina, Singapura, Afrika Selatan, Korea Selatan, Switzerland, Thailand, Amerika Syarikat dan Vietnam.    

Disebabkan sifat global perniagaan kami, kami mungkin perlu memindahkan Data Peribadi Bukan UK dan Bukan EEA ke luar wilayah asal tempat data dikumpulkan (“Wilayah Asal”). Sebagai contoh, kami mungkin memindahkan data peribadi kepada syarikat Robert Walters Group atau bakal majikan di peringkat antarabangsa di mana-mana negara yang disenaraikan di atas, dan kepada penyedia perkhidmatan dan kerajaan atau pihak berkuasa awam untuk melaksanakan perkhidmatan kami dan mematuhi tanggungjawab undang-undang kami. 

Sekiranya kami memindahkan Data Peribadi Bukan UK dan Bukan EEA di luar Wilayah Asal, kami akan memastikan bahawa pemindahan tersebut dilakukan sesuai dengan undang-undang yang berkenaan. Kami, penyedia perkhidmatan kami dan/atau pihak ketiga yang mungkin kami dedahkan Data Peribadi Bukan UK dan Bukan EEA boleh memindahkan data tersebut di luar Wilayah Asal.    

 

11. Dasar privasi pihak ketiga

Dasar ini menerangkan bagaimana Robert Walters Group mengendalikan data peribadi anda. Baca juga dasar privasi platform media sosial dan laman web pihak ketiga apabila anda tiba di laman web Robert Walters Group. Kami menggalakkan anda untuk membaca dasar privasi yang disediakan oleh laman web ini sebelum memberikan data peribadi anda kepada mereka.

 

12. Perubahan kepada dasar ini

 

Kami berhak mengubah dasar ini dari semasa ke semasa. Perubahan akan diberitahu di laman web kami tujuh hari sebelum dikuat kuasa. Kami mungkin membuat perubahan kecemasan ke atas dasar ini apabila kami percaya adalah wajar untuk melakukannya, cth. untuk mematuhi keperluan undang-undang atau peraturan. 

 

13. Cara menghubungi kami

 

Sekiranya anda mempunyai pertanyaan atau komen tentang amalan privasi kami, atau jika anda ingin mengemukakan permintaan yang melaksanakan hak privasi anda, hubungi kami. Anda boleh:

  • Hantarkan e-mel kepada kami di peti mel untuk negara anda di bawah: 

Afrika dan Timur Tengah
dataprotection@robertwalters.com
Australia dan New Zealand ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au
Brazil
DataProtectionBR@RobertWalters.com
Kawasan Ekonomi Eropah (EEA) dan UK 
dataprotection@robertwalters.com atau dataprotection@resourcesolutions.com
Tanah Besar China dan Asia Tenggara (India, Indonesia, Malaysia, Filipina, Thailand, Vietnam)
ContactSEAC@robertwalters.com
Jepun
privacy@robertwalters.co.jp
Singapura
SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg  
Korea Selatan
privacy@robertwalters.co.kr
Switzerland
dataprotection@robertwalters.com
AS dan Kanada
dataprotection@robertwalters.com atau dataprotection@resourcesolutions.com
Brazil, Chile dan Mexico
dataprotectionLATAM@robertwalters.com

  • Hubungi wakil Pengawai Perlindungan Data kami (DPO): 

Richard Harris

DPO@robertwalters.com 

  • Hubungi wakil EU kami (RESOURCE SOLUTIONS DI UK SAHAJA): 

Sandy Scott 

eu.representative@robertwalters.com

14. Maklumat Tertentu Mengikut Negara 

Amerika Syarikat, California

Kegiatan pemprosesan data yang kami lakukan berdasarkan maklumat peribadi penduduk California (“data California ”) pada masa ini tidak termasuk dalam skop California Consumer Privacy Act (CCPA). Sekiranya ini berubah dari masa ke masa, kami akan mengemas kini dasar ini dengan sewajarnya. 

Yakinlah bahawa kami akan melakukan dan akan terus memastikan bahawa kami mematuhi amalan industri terbaik semasa memproses data California. 
Australia

Proses untuk mengemukakan aduan sekiranya anda yakin data peribadi anda telah salah dikendalikan oleh kami: 

  • Kami akan mengakui penerimaan aduan anda dan membalasnya dalam masa 30 hari. 

  • Kami akan mengambil Langkah-langkah untuk mengesahkan kesahihan aduan dan maklumat hubungan yang diberikan kepada kami;

  • Kami akan mendapatkan maklumat tambahan tentang aduan sekiranya perlu; 

  • Sekiranya aduan boleh diselesaikan dengan prosedur untuk akses dan pembetulan, atau beberapa penyelesaian lain, kami akan mencadangkannya kepada anda sebagai jalan penyelesaian yang mungkin (jika diperlukan berdasarkan kerahsiaan dan tanpa prejudis);

  • Sekiranya kami tidak menjawab aduan anda dalam masa 30 hari, atau kami tidak dapat menyelesaikan aduan anda, anda boleh membawa aduan anda ke skim resolusi pertikaian luaran yang milik kami atau di Pejabat Pesuruhjaya Maklumat Australia.